Paragraaf Bedrijfsvoering

Algemeen

Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de organisatie bij de uitvoering van hun werk. Hierdoor kunnen we inwoners en bedrijven in ons dorp voorzien van een goede dienstverlening en de ambities uit het coalitieakkoord realiseren.

Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio

Bij bedrijfsvoering werken we samen met onze collega's in de Leidse regio via de Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio. Gemeente Leiden cluster IDA voert de bedrijfsvoeringstaken voor ons uit op het gebied van HRM, Financiën, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken, ICT en informatievoorziening. Wij betalen hiervoor een jaarlijkse bijdrage. Voor onze gemeente is van belang om invulling te geven aan onze rol als opdrachtgever binnen de Centrumregeling. De transitiefase tot 1 januari 2025 geeft ons hier de tijd voor, zodat we na afloop van de dienstverleningsovereenkomsten per 1 januari 2025 goede nieuwe afspraken in de dienstverleningsovereenkomst hebben die invulling geven aan de doelen van de andere vorm van samenwerking. We betrekken de raad hier nadrukkelijk bij. In de P&C-producten informeren wij de raad conform afspraak over de dienstverlening van de Centrumregeling.

Organisatie

Er moet een goede balans zijn tussen beschikbare ambtelijke capaciteit en ambities. We willen ook een gezonde balans hebben tussen vaste en flexibele medewerkers om kennis te borgen en verbinding met het dorp te houden. De huidige arbeidsmarkt maakt het een uitdaging om voldoende en juiste mensen te vinden. We blijven hierop focussen om een goede mix tussen jong en oud, ervaring en talent te vinden en vast te houden.

De organisatie krijgt bij goed onderbouwde voorstellen de ruimte door te ontwikkelen naar een efficiënte, wendbare organisatie, waarbij regionale samenwerking, interessante projecten en mooie ervaringstrajecten het werk voor medewerkers aantrekkelijk maken.

In 2024 organiseren we vóór de zomer een themasessie waarin de gemeentesecretaris de raad informeert over ontwikkelingen in en rondom de organisatie.

Informatievoorziening

De informatietaken zijn belegd bij de Centrumregeling. De focus van informatievoorziening in de komende jaren ligt op het verbeteren van de strategische aansluiting tussen business (de gemeentelijke taken) en informatievoorziening. Op basis van een strategisch portfolio wordt per jaar bepaald waar de regio de prioriteiten op het gebied van de ontwikkeling van informatievoorziening legt.

Informatiebeveiliging en privacy

Deze taken zijn bij de Centrumregeling belegd. Ook in 2024 werken we aan de uitvoering van de strategie digitale veiligheid, meer specifiek aan het vergroten van cyberweerbaarheid en privacybewustzijn, voldoen we aan landelijke eisen voor informatieveiligheid en privacy, goede beveiliging van systemen en snel herstel bij calamiteiten. Dit doen we aan de hand van het in 2023 geactualiseerde Informatieveiligheidsbeleid en privacybeleid. De directie is hiervoor regelmatig in gesprek met de functionaris gegevensbescherming en de chief information officer. Via de P&C-producten informeren wij de raad. Bij grote incidenten informeren wij de raad uiteraard ook.

Communicatie

We informeren inwoners en organisaties actief, inhoudelijk goed en in begrijpelijke taal over onze dienstverlening en de plannen en projecten die hen aangaan. Met een uitnodigende boodschap en heldere omschrijving van de wijze waarop zij mee kunnen denken, betrekken we hen waar dat kan. We kiezen daarbij steeds voor een mix tussen digitale kanalen, zoals het Doe Mee Platform, en andere opties zoals bijeenkomsten.

In 2024 gaat extra aandacht naar participatieprocessen en laagdrempelig en persoonlijk contact tussen gemeente en gemeenschap. Goede communicatie ondersteunt de zichtbaarheid en benaderbaarheid van het college in het dorp. Daarnaast blijft toegankelijkheid van informatie (taalniveau en inzet van beeld) een speerpunt.