Paragraaf Bedrijfsvoering

Algemeen

Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de organisatie bij de uitvoering van hun werk. Hierdoor kunnen we inwoners en bedrijven in ons dorp voorzien van een goede dienstverlening en de ambities uit het coalitieakkoord realiseren.

Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio

Bij bedrijfsvoering werken we samen met onze collega's in de Leidse regio via de Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio. Gemeente Leiden cluster IDA voert de bedrijfsvoeringstaken voor ons uit op het gebied van HRM, Financiën, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken, ICT en informatievoorziening. Wij betalen hiervoor een jaarlijkse bijdrage. Voor onze gemeente is van belang om invulling te geven aan onze rol als opdrachtgever binnen de Centrumregeling. In de transitiefase tot 1 januari 2025 heeft de nieuwe organisatie zich kunnen zetten en hebben we gezamenlijk afspraken gemaakt over de samenwerking en de dienstverlening na die datum. Die afspraken zijn vastgelegd in een aangepaste dienstverlenings-overeenkomst en module dienstverlening. In 2025 gaat de aandacht van de Centrumregeling ook uit naar het verder ontwikkelingen van de bedrijfsvoering. Dit doen we met het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio waarin gewerkt wordt aan Duurzame inzetbaarheid, Wendbare bedrijfsvoering en Digitale transformatie.

Organisatie

Er moet een goede balans zijn tussen beschikbare ambtelijke capaciteit en ambities. We willen ook een gezonde balans hebben tussen vaste en flexibele medewerkers om kennis te borgen en verbinding met het dorp te houden. De huidige arbeidsmarkt maakt het een uitdaging om voldoende en juiste mensen te vinden. Door te investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers, aandacht te hebben voor waardering en de collegialiteit te versterken blijven en worden we als werkgever aantrekkelijk voor de huidige medewerkers en nieuwe kandidaten.

De organisatie krijgt bij goed onderbouwde voorstellen de ruimte door te ontwikkelen naar een efficiënte, wendbare organisatie, waarbij regionale samenwerking, interessante projecten en mooie ervaringstrajecten het werk voor medewerkers aantrekkelijk maken. In dit kader investeren we in projectmatig werken en zetten we stappen om regionaal te werken aan innovatie en het toepassen van kunstmatige intelligentie.

In 2025 organiseren we wederom vóór de zomer een themasessie waarin de gemeentesecretaris de raad informeert over ontwikkelingen in en rondom de organisatie.

Informatievoorziening

De informatietaken zijn belegd bij de Centrumregeling. De focus van informatievoorziening in de komende jaren ligt op het verbeteren van de strategische aansluiting tussen business (de gemeentelijke taken) en informatievoorziening. Vervanging en/of vernieuwing van ICT-applicaties en -infrastructuur is een doorlopende activiteit.

Voor 2025 staan er voor de infrastructuur een aantal belangrijke ontwikkelingen te wachten, zoals een start met de wettelijk verplichte aanbesteding van de gehele ICT-infrastructuur, waaronder de dataopslag, servers en het netwerk en het ontwikkelen van een nieuwe digitale werkplek, die beter verbonden is met de infrastructuur.Naast het werken aan de basisinfrastructuur zijn er veel applicaties die vernieuwd of vervangen worden in 2025. Een grote is bijvoorbeeld het nieuwe financieel systeem, dat in 2025 geïmplementeerd wordt.

Informatiebeveiliging en privacy

Het is belangrijk dat onze systemen en gegevens goed beveiligd zijn. Om de kwaliteit van informatieveiligheid hoog te houden breidt de Centrumgemeente het team van Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P) uit. Hiermee zet Leiden doorlopend in op het versterken van de veiligheid (inrichting en bewustwording), continuïteit, rechtmatigheid (AVG, Wpg) en verantwoording van informatieverwerking. Voor 2025 stellen we een nieuwe strategie IB&P op, waarin twee belangrijke onderwerpen zullen landen. Ten eerste de uitwerking van NIS2-richtlijn, landelijke wet- en regelgeving voor cybersecurity. Daarnaast nemen we daarin op hoe we als organisatie omgaan met kunstmatige intelligentie. Hier wordt komend jaar ook nieuwe wet- en regelgeving op verwacht, waaronder het laten zien welke algoritmes de gemeente heeft.

Communicatie

We informeren inwoners en organisaties actief, inhoudelijk goed en in begrijpelijke taal over onze dienstverlening en de plannen en projecten die hen aangaan. Met een uitnodigende boodschap en heldere omschrijving van de wijze waarop zij mee kunnen denken, betrekken we hen waar dat kan. We kiezen daarbij steeds voor een mix tussen digitale kanalen, zoals het Doe Mee Platform, en andere opties zoals bijeenkomsten.

We investeren in participatieprocessen en laagdrempelig en persoonlijk contact tussen gemeente en gemeenschap. Goede communicatie ondersteunt de zichtbaarheid en benaderbaarheid van het college in het dorp. Daarnaast blijft toegankelijkheid van informatie (taalniveau en inzet van beeld) een speerpunt.

Collegeonderzoeken

Voor 2025 staan de volgende onderzoeken op de rol:

• ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem en de informatieveiligheid op het terrein van de Basisregistratie Personen (BRP) 2024. Afronding medio 2025;
• ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 2024. Afronding medio 2025;
• ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) 2024. Afronding medio 2025;
• ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Ondergrond (BRO) 2024. Afronding medio 2025;