Paragraaf Bedrijfsvoering
Algemeen
Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de organisatie bij de uitvoering van haar werk. Hierdoor kunnen we inwoners en bedrijven in ons dorp voorzien van een goede dienstverlening en de ambities uit het coalitieakkoord realiseren.
Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio
Bij bedrijfsvoering werken we samen met onze collega's in de Leidse regio via de Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio. Gemeente Leiden cluster IDA voert de bedrijfsvoeringstaken voor ons uit op het gebied van HRM, Financiën, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken, ICT en informatievoorziening. Wij betalen hiervoor een jaarlijkse bijdrage.
Voor onze gemeente is van belang om invulling te geven aan onze rol als opdrachtgever binnen de Centrumregeling. In 2026 gaat de aandacht van de Centrumregeling uit naar het verder ontwikkelingen van de bedrijfsvoering. Dit doen we met het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio waarin gewerkt wordt aan Duurzame inzetbaarheid, Wendbare bedrijfsvoering en Digitale transformatie.
Organisatie
Er moet een goede balans zijn tussen beschikbare ambtelijke capaciteit en ambities. We willen ook een gezonde balans hebben tussen vaste en flexibele medewerkers om kennis te borgen en verbinding met het dorp te houden. De huidige arbeidsmarkt maakt het een uitdaging om voldoende en juiste mensen te vinden. Door te investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers, aandacht te hebben voor waardering en de collegialiteit te versterken blijven en worden we als werkgever aantrekkelijk voor de huidige medewerkers en nieuwe kandidaten.
De organisatie krijgt bij goed onderbouwde voorstellen de ruimte door te ontwikkelen naar een efficiënte, wendbare organisatie, waarbij regionale samenwerking, interessante projecten en mooie ervaringstrajecten het werk voor medewerkers aantrekkelijk maken. In dit kader investeren we in het versterken van planmatig werken en gaan we door met lokaal én regionaal te werken aan innovatie en het toepassen van kunstmatige intelligentie.
Wat dat laatste betreft werken we binnen Oegstgeest en samen met onze partnergemeente in de Centrumregeling in 2026 aan de wettelijk verplichte AI-geletterdheid van onze medewerkers en gaan we verder met praktische kaders en passende dienstverlening, zodat medewerkers AI veilig en effectief kunnen gebruiken. In 2026 zetten we vooral in op kleinschalige en gerichte inzet van AI en de samenwerking met andere gemeenten. We kiezen bewust voor een geleidelijke en mensgerichte aanpak, die past bij de organisatie en haar behoeften.
In 2026 organiseren we wederom vóór de zomer een themasessie waarin de gemeentesecretaris de raad informeert over ontwikkelingen in en rondom de organisatie.
Informatievoorziening
De informatietaken zijn belegd bij de Centrumregeling. In het kader van de hiervoor genoemde digitale transformatie werkt de Centrumregeling aan vijf thema’s: stabiliteit en veiligheid, datagedreven werken, kunstmatige intelligentie, informatiehuishouding op orde en samenwerking aan digitalisering. Een deel van deze thema’s betreft vooral werk ‘onder de motorkap’ bij de Centrumregeling. Andere thema’s raken ons direct. Denk hierbij aan kunstmatige intelligentie en informatiehuishouding op orde. Hier zijn we dan ook nauw bij betrokken.
Een focuspunt in 2026 is het structureel verbeteren van de digitale infrastructuur, zodat deze betrouwbaar, veilig en klaar voor de toekomst is. We doen dat op twee fronten: het vergroten van de technische stabiliteit en het versterken van de digitale veiligheid. Vervanging en/of vernieuwing van ICT-applicaties en -infrastructuur is een doorlopende activiteit. Het project van het per 1 januari 2026 geïmplementeerde financieel systeem wordt in het eerste kwartaal afgerond.
Informatiebeveiliging en privacy
Het is belangrijk dat onze systemen en gegevens goed beveiligd zijn. Om de kwaliteit van informatieveiligheid hoog te houden breidt de Centrumgemeente het team van Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P) uit. Hiermee zet Leiden doorlopend in op het versterken van de veiligheid (inrichting en bewustwording), continuïteit, rechtmatigheid (AVG, Wpg) en verantwoording van informatieverwerking. Voor 2025 stellen we een nieuwe strategie IB&P op, waarin twee belangrijke onderwerpen zullen landen. Ten eerste de uitwerking van NIS2-richtlijn, landelijke wet- en regelgeving voor cybersecurity. Daarnaast nemen we daarin op hoe we als organisatie omgaan met kunstmatige intelligentie. Hier wordt komend jaar ook nieuwe wet- en regelgeving op verwacht, waaronder het laten zien welke algoritmes de gemeente heeft.
Communicatie
We informeren inwoners en organisaties actief, inhoudelijk goed en in begrijpelijke taal over onze dienstverlening en de plannen en projecten die hen aangaan. Met een uitnodigende boodschap en heldere omschrijving van de wijze waarop zij mee kunnen denken, betrekken we hen waar dat kan. We kiezen daarbij steeds voor een mix tussen digitale kanalen, zoals het Doe Mee Platform, en andere opties zoals bijeenkomsten.
We investeren in participatieprocessen en laagdrempelig en persoonlijk contact tussen gemeente en gemeenschap. Goede communicatie ondersteunt de zichtbaarheid en benaderbaarheid van het college in het dorp. Daarnaast blijft toegankelijkheid van informatie (taalniveau en inzet van beeld) een speerpunt.
Collegeonderzoeken
Voor 2025 staan de volgende onderzoeken op de rol:
ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem en de informatieveiligheid op het terrein van de Basisregistratie Personen (BRP) 2025. Afronding medio 2026;
ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 2025. Afronding medio 2026;
ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) 2025. Afronding medio 2026;
ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Ondergrond (BRO) 2025. Afronding medio 2026;